Update auf 7.0

Was ist allgemein vor/bei einem Update eines laufenden ELOoffice-Systems auf ELOoffice-Version 7.0 zu beachten? Ist eine Deinstallation notwendig, bevor ich update?

Folgende Punkte sind hierbei einzuhalten: 1) Datensicherung ausführen (Archivdata- und Postboxverzeichnisse, ggf. die Verzeichnisse, in denen ELOoffice laut den Einträgen in "Systemverwaltung - Dokumentenpfade" noch Daten ablegt), so daß Daten, Datenbank und zugehörige Dateien zur selben Zeit gesichert werden. 2) Der User "Administrator" muß existieren und sein Paßwort bekannt sein. 3) Der "Automatische Systemeinstieg" (Systemverwaltung - Optionen - Allgemein) sollte deaktiviert werden. 4) Der Windows-User, der das Update vornimmt, muß mindestens lokale Administratorenrechte besitzen. Beachten Sie dazu auch die Sicherheitseinstellungen Ihres Betriebssystems (Firewall etc.).

5) Sofern es ohne Risiko (das etwa in einer automatisch erstellten Internet-Verbindung bestehen könnte) möglich ist, raten wir zum temporären Abschalten - nur für die Zeitdauer der Installation! - Ihres Virenscanners vor dem Start der Installation mit anschließendem Neustart des Rechners, da es u.U. sonst aufgrund von Eingriffen des Virenscanners zu Problemen im Verlaufe der ELOoffice-Installation kommen kann (Nach der Installation können Sie den Virenscanner wieder aktivieren - auch hier sind die spezifischen Einstellungen des Antivirusprogrammes zu beachten, evtl. sind spezielle Ausnahmen o.Ä. erforderlich). 6) Nach erfolgreichem Update betreten Sie jedes Ihrer Archive zuerst einmalig mit dem User "Administrator", damit eventuell notwendige Datenbankerweiterungen vom System durchgeführt werden. 7) Für alle 32-bit-Versionen von ELOoffice, die älter als Version 6.0 sind (4.0, 4.5 und 5.0) gilt: Nach dem Update erstellen Sie den Volltextindex neu (Systemverwaltung - Optionen - Suche - "Volltextdatenbank neu aufbauen"), bevor Sie neue Dokumente in den Volltext aufnehmen. Eine Deinstallation einer älteren ELOoffice-Version ist nicht erforderlich, Sie können einfach "drüberinstallieren". Ein Export/Import der Daten ist hierbei nicht notwendig.

Wir möchten von ELOoffice 4.5 auf ELOoffice 7.0 updaten. Kann ich mit der Installation einer Vollversion von ELOoffice auch ein Update der 4.5er-Datenbank vornehmen oder muss ich hier erst die Updates der Vorgänger-Versionen (5.0, 6.0) installieren?

Sie können - nach einer Datensicherung selbstverständlich - die Vollversion von ELOoffice 7.0 über Ihre ELOoffice-Version ab 4.0 "drüberinstallieren". Dabei wählen Sie die vorhandenen Archivdata- und Postboxverzeichnisse während der Installation aus und verneinen die Frage nach dem Überschreiben der Systemdateien. Beachten Sie bitte zudem die Hinweise zur Frage "Was ist allgemein vor/bei einem Update eines laufenden ELOoffice-Systems auf ELOoffice-Version 7.0 zu beachten? Ist eine Deinstallation notwendig, bevor ich update?" in diesen FAQ.

Ich arbeite seit Jahren mit ELOoffice und möchte die bisherige Oberflächenoptik wiederhaben. Wie geht das?

Es ist leider nicht möglich, das bisherige Aussehen wiederherzustellen. Den Treeview können Sie in der "Systemverwaltung - Optionen - Anzeige" mit dem dafür zuständige Schalter "Beim nächsten Start die TreeView Ansicht verwenden" abschalten, indem Sie das Häkchen entfernen.

Nach der scheinbar erfolgreichen Installation von ELOoffice als Update erhalte ich beim Versuch, ein Archiv zu öffnen eine Meldung "Die Ordnungszahl xxx wurde in der DLL "FTFT011N.dll" nicht gefunden". (Der Wert für xxx kann verschieden sin, z.B. 674 oder 707)

Während Ihrer Installation war vermutlich noch eine ELO32.exe aktiv. Bitte installieren Sie niemals ein Update bei laufendem Programm! Zur Problembehebung löschen Sie bei geschlossenem ELO den Ordner "Volltext" und installiereren dann, OHNE zuvor ELO zu deinstallieren, ELOoffice 7.0 erneut. Nach erfolgreicher Installation erstellen Sie sodann den Volltextindex neu (Systemverwaltung - Optionen - Suche - Button "Volltextdatenbank neu aufbauen..."). Bedenken Sie, daß das geraume Zeit in Anspruch nehmen kann, so daß bei einer vorhandenen großen Menge an Volltextdokumenten in einem Archiv eine schrank- oder gar ordnerweise Aufnahme der Dokumente in den Volltext (Kontextmenü: Allgemein - Volltext... - In den Volltextindex aufnehmen) sinnvoll sein kann.

Nach dem Update auf die Version 7.0 habe ich die folgenden Fehlermeldungen erhalten: 1. Fehlermeldung: "Elo32.exe - Einsprungspunkt nicht gefunden. Der Prozedureinsprungpunkt "_ucnv_getNextUChar_3_2@16" wurde in der DLL "icuuc32.dll" nicht gefunden." Es folgt die 2. Fehlermeldung: "SearchServer. Can´t bind to SearchServer engine" Diese Fehler erscheinen mehrmals, bevor Elo startet - in Elo ist dann die OCR nicht verfügbar. Auch die Volltext-Funktion steht nicht zur Verfügung.

Auf Ihrem PC läuft vermutlich eine Software wie die IBM ThinkVantage Client Security Solution. Tragen Sie bitte die beiden Pfade zu den ELO-Verzeichnissen "...Volltext\Bin" und "...OCR\Bin" in der Path-Variablen (Kontextmenü von "Arbeitsplatz": "Erweitert - Umgebungsvariablen") so ein, daß diese vor dem von der IBM-Software generierten Eintrag stehen. Nun sollte sich nach der Bestätigung der Einträge mit "OK" (bitte auf Schreibfehler achten!) der Volltextindex neu aufbauen lassen, auch die OCR funktioniert. Falls die ELO-Pfade in der Variablen nicht enthalten sind, müssen Sie diese Pfade manuell an einer Stelle vor dem von der IBM-Software generierten Pfad hinzufügen.

Ich habe mir eine umfangreiche allgemeine Stichwortliste angelegt. Diese ist nach dem Update nicht mehr verfügbar - ich benötige sie aber. Wie bekomme ich sie wieder?

Die Stichwort.txt liegt in Ihrem Postbox-Verzeichnis. Gehen Sie wie folgt vor: In ELO gehen Sie unter "Systemverwaltung - Stichwortlisten" und wählen dort "Indexzeilen" aus. Achten Sie darauf, daß diese Liste leer ist, wenn Sie eine Stichwortliste importieren wollen, da sonst die Importfunktion nicht zur Verfügung steht. Nun wählen Sie "Import" und ändern das Dateiformat der angezeigten Dateien per Dropdown-Menü auf "Listen und Textdateien". Nun wechseln Sie in diesem Fenster in Ihr Postbox-Verzeichnis. Die angezeigte Stichwort.txt können Sie nun per "Öffnen" importieren. Nach dem Bestätigen mit OK steht diese Liste nun in allen Indexfelden, die keine spezielle Stichwortliste besitzen, zur Verfügung.

Nach dem Update auf ELOoffice 7.0 gibt es das Makro im "Datei - Öffnen..." bzw. "Datei - Speichern unter..."-Dialog von Microsoft Word, das nach der Ablage im Dateisystem oder in ELOoffice fragt, nicht mehr. Ich kann also nicht mehr über "Datei öffnen" im vertrauten Modus ein ELO-Dokument öffnen. Warum fehlt diese Funktion in ELOoffice 7.0?

Die angesprochene Funktionalität stieß nur auf wenig positive Reaktion bei unseren Kunden und ist deshalb deren Wünschen folgend mit Version 7.0 des ELOoffice entfallen. Ein Nachteil erwächst Ihnen daraus u.E. jedoch nicht: Zur Ablage von noch nicht in ELO enthaltenen Dokumenten stehen Ihnen ja die ELO-Makros in den Microsoft Office-Anwendungen (oder auch in Open Office 2.0) zur Verfügung - bereits in ELO abgelegte Dokumente sollten ohnehin nur von dort aus aufgerufen werden (zur Ansicht oder zur Bearbeitung - letzteres durch Auschecken, Bearbeitung in der Anwendung, dort normal speichern (nicht "Speichern unter") und erneutes Einchecken). Ggf. können Sie die in Ihrem ELO-Verzeichnis befindliche ELOWord.dot in das Startup-Verzeichnis von MS Office (C:\Programme\Microsoft Office\OfficeX\Startup\" kopieren und die dort befindliche gleichnamige Datei damit überschreiben - dann sollte der Dialog wieder wie zuvor funktionieren. Microsoft Word muß während dieses Vorgangs geschlossen sein.

Ab Windows XP: Wenn ich ein TIFF aus dem ELO heraus zum bearbeiten öffnen möchte, öffnet sich immer Microsoft Paint. Manchmal erhalte ich auch eine Fehlermeldung von Microsoft Paint, daß es sich um eine Datei in einem ungültigen Format handele oder so etwas. Wie kann ich meine Dateien wieder wie zuvor mit meinem unter Microsoft Windows eingestellten Programm bearbeiten?

Es gibt in Microsoft Windows XP (und höher) offenbar eine versteckte Voreinstellung, die bewirkt, daß TIFFs mit Microsoft Paint bearbeitet werden. Wenn Sie außerhalb von ELO ein TIFF über die rechte Maustaste und dann im Kontextmenü "Bearbeiten" auswählen, wird sich ebenfalls Microsoft Paint öffnen - oder der Fehler wird angezeigt.

Lösung (Bitte beachten Sie, daß für das folgende Vorgehen solide Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Windows notwendig sind - wenn Sie sich nicht sicher sind, fragen Sie besser Ihren zuständigen EDV-Spezialisten!): Sie gehen in Windows unter "Start - Einstellungen - Systemsteuerung - Ordneroptionen" auf die Karteikarte "Dateitypen". Dort selektieren Sie "TIFF" (bzw. "TIF") und sehen dann, mit welchem Programm TIFF- (bzw. TIF-)Dateien bearbeitet werden sollen. Nun klicken Sie auf den "Erweitert"-Button. Im sich nun öffnenden Fenster klicken Sie auf "Bearbeiten", markieren den kompletten Pfad (incl. Anführungszeichen) der im Feld "Anwendung für diesen Vorgang" steht und kopieren ihn (mit Strg-C). Als nächstes klicken Sie auf "Abbrechen" und danach auf "Neu", dann tragen Sie unter "Vorgang" das Wort "edit" ein (ohne Anführungszeichen) und kopieren mit Strg-V den Pfad von vorher ins Feld darunter ("Anwendung für diesen Vorgang"), ohne etwas daran zu verändern. Nun bestätigen Sie die Änderung mit zweimal OK. Dasselbe führen Sie nun auch für TIF aus. Nach der Beendigung dieses Vorgangs schließen Sie nun die "Ordneroptionen". Jetzt sollte alles wieder wie gewohnt funktionieren.

Nach dem Update auf ELOoffice 7.0 sind meine selbst angelegten Stichwortlisten weg, auch die allgemeine Stichwortliste ist leer.

Die Stichwortlisten werden seit ELOoffice 7.0 in der Datenbank mitgeführt. Deshalb müßten Sie Ihre bisherige allgemeine Stichwortliste ("Stichwort.txt" - liegt im Postbox-Verzeichnis) in ELOoffice unter "Systemverwaltung - Stichwortlisten - Indexzeilen..." durch klicken auf den Button "Import" und nachfolgende Auswahl der Datei (Bestätigen mit OK) importieren. Beachten Sie dabei, daß Sie den Dateityp der auszuwählenden Datei auf "Listen und Textdateien" umstellen müssen. Der Import ist in jedem Archiv, in dem Sie diese Liste nutzen wollen, auszuführen. Spezifische Stichwortlisten (mit der Nomenklatur GRUPPENNAME.SWL, also im Falle einer Gruppe "London" die Datei LONDON.SWL) sind in der Maskenverwaltung für die jeweilige Gruppe zu importieren (Systemverwaltung - Ablagemasken, Maske dort auswählen, sobald deren Definition angezeigt wird den Button "Stichwortliste" anklicken).

Die OCR in ELOoffice 6.0/7.0 ist deutlich langsamer als noch in Version 5.0. Was ist der Grund dafür?

Die ELOoffice-Version 6.0 bzw. 7.0 beinhaltet eine andere OCR-Software als Version 5.0 (FineReader statt Recognita), da uns die Kritik von Anwenderseite an der Ergebnisqualität der in ELOoffice 5.0 eingebundenen OCR zu einer Umstellung veranlaßt hat. Die Ergebnisse der jetzt verwendeten OCR sind besser, dafür resultiert aus der erhöhten Genauigkeit eine vergrößerte Sensibilität gegen Störungen, die die Vorgängerversion z.T. ignorieren konnte. Keine uns bekannte OCR-Software arbeitet mit 100%iger Präzision. Je nach ausgewähltem OCR-Bereich erhalten wir unterschiedliche Ergebnisse, was wir jedoch, außer Rückmeldung an den Hersteller der OCR-Software zu geben, nicht weiter beeinflussen können. Der grundsätzliche Qualitätsgewinn hatte bedauerlicherweise einen Geschwindigkeitsverlust zur Folge. Eine schnellere Version der aktuellen OCR werden wir einbinden, wenn diese verfügbar ist und zumindest ein gleich gutes Qualitätsergebnis liefert wie die jetzige. Ein einfaches "Umschalten" zwischen beiden Varianten ist aus verschiedenen Gründen leider nicht möglich.

Beim Doppelklick auf ein Element oder Dokument öffnet sich bei ELOoffice 7.0 nicht mehr die Verschlagwortung, wie ich es gewohnt bin.

Das veränderte Verhalten betrifft den mit ELOoffice 7.0 neu eingeführten Treeview. Hier erzeugt ein Doppelklick auf ein Element das Öffnen bzw. Schließen der nächsten Anzeigeebene unterhalb des Elements - ein Doppelklick auf einen Schrank macht also die darin enthaltenen Ordner sichtbar, ein erneuter Doppelklick auf diesen Schrank "schließt" diesen wieder. Die Verschlagwortung erreichen Sie im Treeview durch einen Klick mit der rechten Maustaste auf das Element und im sich öffnenden Menü dann unter "Verschlagwortung bearbeiten...". Wenn Sie wie bisher arbeiten möchten, können Sie den Treeview in der "Systemverwaltung - Optionen - Anzeige" mit dem dafür zuständige Schalter "Beim nächsten Start die TreeView Ansicht verwenden" abschalten, indem Sie das Häkchen entfernen. Beim nächsten Start von ELOoffice steht Ihnen dann wieder die "klassische" ELO-Ansicht mit der zugehörigen Funktion zur Verfügung.

Beim Speichern in Word bzw. Excel kam immer eine Abfrage, ob nach ELO oder ins Dateisystem abgelegt werden soll. Nach dem Update zur aktuellen Version kommt diese Abfrage nicht mehr.

Die von Ihnen angesprochenen Makros wurden von der überwiegenden Mehrheit unserer Kunden als störend empfunden, weshalb sie ab Version ELOoffice 7.0 nicht mehr verfügbar sind. Wir empfehlen ohnedies, auf die bequeme Möglichkeit der per Button aktivierbaren ELO-Ablage-Makros zurückzugreifen (diese sind in die Buttonleiste verschiedener Microsoft-Produkte wie Word, Excel, ... während der ELO-Installation integrierbar).

Ich kann mich nicht mehr in ELO anmelden. Die Felder für Anwendername und Paßwort sind grau und eine Eingabe/Änderung ist nicht möglich. Außerdem steht da ein anderer Anwendername als der, den ich nutze. Beim Start meines ELOoffice erscheint sofort bei der Benutzeranmeldung ein Fenster mit dem Hinweis: "Falscher Username oder falsches Paßwort".

Offenbar ist bei Ihnen der "automatische Systemeinstieg" aktiviert. Die Option, daß die manuelle Eingabe eines Benutzernamens nicht mehr möglich ist, wurde bei Nutzung des "automatischen Systemeinstiegs" aus Sicherheitsgründen eingeführt. Es gibt zur Problemlösung folgende Möglichkeit: Gehen Sie mittels "Start - Ausführen... (dort regedit eingeben, dann OK klicken)" in die Windows-Registry. Dort können Sie unter "HKEY_CURRENT_USER\Software\ELO Digital\ELO32.2\Options" den Eintrag "AutoLogin" vom Wert 1 auf 0 setzen. Damit ist die Autologin-Funktion für den aktuellen User außer Kraft gesetzt und Sie können sich wieder manuell einloggen. Damit der automatische Systemeinstieg funktioniert, müssen Sie als Administrator einen User in ELO anlegen, der exakt denselben Namen hat wie der Windows-Anwender, als der Sie sich am PC anmelden. Diesem User geben Sie kein Paßwort, aber die gewünschten Rechte. Wenn Sie sich also an Ihrem PC als "Mustermann" anmelden, müssen Sie in ELO einen entsprechenden User verwenden. Um den ELO-User "Administrator" zu verwenden, müßten Sie sich an Ihrem PC auch beim Windows-Login mit dem Benutzer "Administrator" anmelden.

Ich habe mir - wie im ELOoffice-Handbuch bis zur Version 5.0 beschrieben - bei verschiedenen Registern in verschiedenen Ordner bei den vorhandenen Felder S1 bis S3 auf der Ablagemaske "Freie Eingabe" die Variable "reg" mit entsprechenen Einträgen angelegt. In der Ablagemaske konnte ich dann während der Verschlagwortung einen Begriff eingeben/auswählen und ELO hat das Dokument automatisch im Ordner und Register passend abgelegt. In ELOoffice 7.0 finde ich die S1 bis S3 Felder in keiner Maske mehr. Meine bisherigen Ablagemechanismen funktionieren weiter, jedoch kann ich keinen neuen einrichten. Muß ich jetzt selbst in der Ablagemaske ein Feld "reg" anlegen ?

Die Veränderungen in der Struktur ab ELOoffice 6.0 zu den Vorgängerversionen bis ELOoffice 5.0 (offenere Struktur - keine feste Ebenenanzahl mehr, dadurch erhöhte Flexibilität) haben auch dazu geführt, daß die Felder "S1" bis "S3" in der bisherigen Form nicht mehr existieren. Standardmäßig werden neue Strukturelemente ab der Version ELOoffice 7.0 mit der neuen Maske "Strukturelement" angelegt - sofern Sie dies nicht unter "Systemverwaltung - Optionen - Allgemein" abändern. Diese Maske ist bei mit ELOoffice 7.0 erstellten Archiven vorhanden, aus Vorversionen übernommene Archive besitzen diese Maske nach dem Update zunächst nicht - dort muß sie entweder manuell erstellt werden oder durch Export eines Elementes aus einem neuen Archiv, das mit dieser Maske verschlagwortet ist (Sie legen also ein neues Archiv an, erstellen dort einen Schrank mit der Strukturelement-Maske und exportieren es dann mitsamt der Maske) und anschließenden Import dieses Elementes incl. der Maske in Ihr Archiv. Wir würden Ihnen dazu raten, die Strukturelement-Maske zu verwenden und die Möglichkeiten des Indexaufbaus mittels des darin vorhandenen Feldes "ELOINDEX" (Beschreibung siehe ELOoffice 7.0-Handbuch ab Seite 223 ff.) zu nutzen. Wenn Sie jedoch entgegen dieses Rates weiterhin Ablagen in der vorherigen Form vornehmen möchten, müssen Sie die gewünschten Felder in der Maske tatsächlich selbst anlegen und somit die "Freie Eingabe" manipulieren, sowie die entsprechende Umstellung unter "Systemverwaltung - Optionen - Allgemein" vornehmen.

Verfügbare Bereiche
Allgemeines	Archiv	CD-ROM Veröffentlichung
ELO-Drucker	ELO Office 6.0	ELO Office 7.0
Installation	Makros	Outlook & e-Mail
Postbox	Scanner	Skripting
Suche & Volltext	Systemverwaltung	Update 5.0 auf 6.0
Update auf 7.0